イントリックス株式会社

Webディレクターなら知っておきたい!エクセルのちょっとした技

これでもうぐちゃぐちゃなエクセルとはバイバイ! Ctrl+1などのショートカットや意外と知られていないエクセル機能を新人Webディレクター目線でご紹介いたします。

今これを読んでいるみなさんは、人生で初めて何かをエクセルにまとめてほしいと言われた時のことを覚えていますか?エクセルなんて超基礎なオフィスソフトは使いこなせて当たり前でしたでしょうか?

4月よりWebインテグレーション部門初の新入社員として入社した中井の場合は違いました。

「こんな汚くエクセル使えるの新卒だけだよ、、、」なエクセル

「こんな汚くエクセル使えるの新卒だけだよ、、、」なエクセル

とある業界のWebサイトを調査していた時にエクセルで資料を作ったのですが、「このWebサイトはここが特徴的だなぁ~」など気づいたことがたくさんあっても、一体何を項目にしたら良いのかさっぱりであったため、なんでもかんでも追記にメモしてしまったことで、かなりぐちゃぐちゃになってしまったのです。

そこで、今日は、私がエクセル研修で学んだ資料作成の際には使いたいエクセル基本技を今回はご紹介します。
社内では「えー!これ便利!」なんて声もあったりしたショートカットもあわせてどうぞ。
※WindonwsでMicrosoft Office Excelを操作する際を想定しています。

ぐちゃぐちゃに書いてしまってもなんとかなるかもしれないエクセル技

1.区切り位置

「,」などで単語を区切ることで、一つ一つコピペして移動しなくても、一つのセルの中に書き込んだ単語を別のセルに移動させることができます。

 

この私が作ったエクセルも、一つのセルに様々な情報が混ざって書かれていました。

 

大きく分けると

  • 多言語展開方法(co.jp/en・.com・co.jp/cn・などのメモ)
  • 展開言語またはローカルサイトを持つ国
  • Webサイトの特徴的なコンテンツ
  • ローカルサイトの特徴

この4つの情報が比較的多く書かれていることに気づき、この区切り位置で区切ってみました。

 

エクセル4

1項目目である「多言語展開方法」に当てはまる言葉等がなかった場合は、言葉の前に「,」を入れました。

エクセル5

それだけでもずいぶんときれいになりました。

 

ポイントはコメントの汚さには目をつぶり、今ある言葉の中から性質の似ているものを区切って分類したことです。

 

似ている情報をわける>言葉の並びを綺麗にする、統一する
といった感じです。

 

2.ワイルドカード

コメントがぐちゃぐちゃだからこそ、使いたいのがこの技!

**を検索したい言葉の前後に入れるだけで一部一致の単語もすべて検索対象にすることができます。
というのも、基本、エクセルは数字で統計を撮ったりデータを集めたりできるソフトなので、数字や完全一致の単語でなければ、除外されてしまうからです。
もし、「中国」という言葉を検索したい時、「中国サイト」のように後ろなどに文字が入っていると、この単語はカウントされないわけです。

しかし、ワイルドカードを使うと….

エクセル6

このように、関数のCountif(指定の言葉や数字などが一体いくつあるか数えることができるもの)を使う際には中国という言葉の前後に文字が入っているものもカウントできます。

また、条件書式設定でも、

エクセル7

このように、前後に文字が入っていても、検索対象となり、背景色に色を付けることができます。

 

他にも、、、、、

こんな時ありませんか?

列・行を移動させたい!

慣れてしまえば、列・行を新たに隣に挿入し、コピペするのも早いかもしれませんが、そのまま移動できた方が早いですよね。
境界線にマウスポインタを合わせ(セル上の境界線に!)
[Shift]キーを押しながら移動したいセルへ向かってドラッグすると、そのままセルを移動できます。

 

リンクなし、テキストだけコピーしたい!

いろいろなWebサイトからテキストなどをコピペしたいときにリンクがあるものだとそのリンクもついて来たり、もともとのWebサイトのフォントがそのままになり、ちょっとイラっとする!
コピペでペーストする前に[F2]を押す/セルをダブルクリックするだけで、エクセルの書式が適用されて、いろんなものがくっついてこないんです。

 

行間の幅をそろえたい!

列や行の境界線をダブルクリックする
テキストの幅に合わせ行間が適当になります

 

セルの数式の編集から抜け出したい!

知らないとパニックになってしまうこちら。
関数の式を勝手に編集してしまうことも、、、
Escキーで編集モード終了です。

 

意外と使われていないものの便利なショートカット

最後に私が感動したショートカットをご紹介いたします。

Ctrl+1 書式設定のウィンドウを一瞬で表示 ※ディレクター業務必須!なはず!
エクセル01
Ctrl+D 上のセルをコピー
Ctrl+R 右のセルをコピー
Ctrl + Shift + ↓ 値のあるセル一気に選択
Ctrl + ; 今日の日付を入力
Ctrl + Home シートの一番最初にジャンプ
Ctrl + Pagedown 次のシートを表示
Ctrl + Pageup 前のシートを表示
Ctrl + スペース 列選択

 

まとめ

基本的なことばかりでしたが、いかがでしたか。
新卒の私にとってはどれも新鮮な技だったり、○○したい!と思って調べても見つからなかった機能です。

自分では知ることができなかったな~
エクセル研修があって本当によかったな~
と改めて新入社員だからこそ受けれたエクセル研修に感謝しつつ、1年後にはバリバリ見る人が読みやすいと感じる資料を作れるようになっていたいですね。

もっと知りたい!と思った方のために、以下のWebサイトをご紹介します。

designaholic -Creative Column-
WEBディレクターの為のEXCEL術
http://designaholic.cc/2012/02/webexcel1.html
http://designaholic.cc/2012/02/webexcel2.html
http://designaholic.cc/2012/02/webexcel310.html

NAVERまとめ
表やグラフが「見やすいね」と言われるExcelの小ワザ
http://matome.naver.jp/odai/2134248644537718301

書いた人

中井志保

アシスタントWebディレクター

徹底的に考え抜く姿勢を忘れず、常にコミュニケーションを意識する

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