現状課題の洗い出しや業務フローの最適化、システムUI改善などWeb予約システムと業務システムの企画構想から運用定着化までをワンストップで支援しました。
利用者への配慮、全体視点での最適化が考慮されていなかった旧システム
旧業務システムでは事務担当者の業務フローを考慮した設計がされておらず、目的を速やかに達成できる仕組みとなっていませんでした。また、教習所毎に業務フロー／運用ルールが異なっていたために、特定の教習所向けに作られた機能が散在するなどの無駄が生じていました。
また、旧Web予約システムでもネット経由で受講予約を行う予約者からみた課題も多く、講習の残席表示のタイムラグや重複予約、予約情報・受講者情報の繰り返し登録が必要になるなど使い勝手の面で大幅に改善すべき課題がありました。
このような状況から、新システムでは「使い勝手の大幅向上」、「機会損失の最小化」、「業務の効率化」を実現することが求められていました。
全体視点から人、業務、情報の流れを最適化
業務システムにおいてはあるべき姿の具体化にむけて、全国14拠点の教習所を訪問し実際の業務の流れを１つ１つ実務に沿ってヒアリングを実施しました。これにより教習所毎に異なる課題や要望を深く理解したうえで、新業務フローの策定や主要画面のUI設計を行っていきました。
Web予約システムにおいては、予約手順の短縮化、残席数のリアルタイム表示／管理を実現するためのシステムアーキテクチャ—設計、アプリケーション設計を行い、受講者にとって快適で使いやすい仕組みを実現しました。
使い勝手の大幅向上による機会損失や事務工数低減
業務システムでは業務フローを最適化するために、業務の流れに即した機能の再配置、分散していたシステムの統廃合を実施しました。また、主要画面の使い勝手向上により、操作時間の短縮や操作ミスが低減され、業務効率の向上につながっています。
機会損失のリスクが大きかったWeb予約システムでは、業務システムとリアルタイムで連携をすることにより、残席数やキャンセルがリアルタイムで反映される機能を組み込み、受講者への予約操作負担を最適化することで無駄なくスムーズに受講予約を受け付ける仕組みとなりました。
株式会社日立建機教習センタ（現PEO建機教習センタ）
ご担当者様
今回のシステム刷新では、全体を俯瞰しながらシステム視点だけでなく、ビジネス視点、業務視点も踏まえて要所で適切なアドバイスをしてくれるパートナーが必要と当初から感じていました。
ユーザーに言われたことをただシステムに落とし込むだけのベンダーでは、我々の期待する成果を挙げるシステムを具現化することはできません。また、業務効率を高めるためにデザイン視点を取り入れることも今回のプロジェクトでは非常に重要なポイントでした。
イントリックス様はこれらの複合的な視点を持ち合わせながら、約１年半に渡り全体を俯瞰してプロジェクトをリードしてくれました。また、業務内容をよく理解し、実際のユーザーとなる各拠点の要望・実態をヒアリングするために各拠点へ足を運び、現場とコミュニケーションを密に取りながら新システムの運用定着化までを二人三脚で支援してくれました。
