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市場価値の高いPM・Webディレクター
求められる「打ち合わせ力」とは?

採用
足立 健誌

プロジェクトマネージャー(PM)やWebディレクターが所属するクリエイティブ部門の部門長をしている足立です。

Webサイトの構築では、プロジェクトが大規模で複雑になればなるほど関係者が増え、扱うトピックも広範囲になります。必然的に、それらを取りまとめて進行するPMやWebディレクターには幅広い知識やスキルが求められます。そこで今回は、プロジェクトの最前線で必要になる「打ち合わせ力」についてお話したいと思います。

お客様に満足のいく意思決定をしていただくために

お客様との打ち合わせを上手くリードしていくために必要な「打ち合わせ力」には、3つの要素が重要になります。つまり、「ドキュメンテーション力」「プレゼンテーション力」、そして「ファシリテーション力」です。特に大規模案件の多いイントリックスでは、これらのスキルを自分のものとし、お客様への提供価値を最大化していくことが、プロジェクトの成功に大きくかかわってきます。

1.ドキュメンテーション力:事前に考えを整理する

何事も準備が肝心。お客様と話をする前に考えを整理しておかないと視点が抜け落ちたり、つじつまが合わなくなります。イントリックスが担うプロジェクトはトピックがかなり幅広いので、課題の整理やロジカルな仮説の構築がないと打ち合わせの内容がぼんやりしてしまいます。

考えをドキュメント化(資料化)することで、お客様と議論が必要なパートとそうでないパートが明らかになります。さらに議論パートも「前提」「選択肢」「論点」をそろえることで、議論のぶれを防ぐことができ、優れたドキュメントとなります。

ドキュメント作りはイントリックスの仕事の一部に過ぎませんが、限られた打ち合わせの時間で我々の考えを正しく伝え、意味のある議論をするためにも、ドキュメンテーション力はとても重要になってきます。

2.プレゼンテーション力:相手に合わせて分かりやすく説明する

いかにドキュメントを周到に準備したところで、お客様によって理解度が異なるため、補足説明なしには考えを十分に伝えることはできません。つまり、2つ目のスキルであるプレゼンテーション力です。

一般的に、「お客様はWebサイト制作の専門家ではないので、専門用語を使わず説明することが大事」と言われますが、個人的にはもう一歩踏み込んで、ひとつの話がお客様の業務にどのような影響を及ぼすかまで翻訳しないと、本当の意味で理解していただくことはできないと思っています。

例えば、サイト設計の議論であれば、構造を変えることでどの程度システム開発に影響があるかの補足を入れることで、お客様の理解度は変わってきます。システムの話をするときは、その仕様が運用負荷にどう影響するかまで説明することが翻訳の意図するところです。

十分な説明をせず、お客様の理解度に頼っていると、一旦は合意ができたとしても、後から「こんなところに影響がでるのか」と気づいて議論をし直さないといけないかもしれません。

打ち合わせの内容に十分な合意を得ながらプロジェクトを進行するためにも、イントリックスのPM・Webディレクターには、「お客様のバックグラウンドはどのようなもので、何に関心があるか知ろう」「相手の表情の変化に気を配りながら話そう」と、アドバイスしています。

3.ファシリテーション力:意見を引き出し、合意形成する

お客様との打ち合わせで重要なのは物事を決めることですが、ひとつの議論や意思決定にも網羅的な意見が出ることが望ましいと考えます。

経験の少ないPMやWebディレクターによくみられる「(我々の案は)どうですか?」という問いかけではなく、「我々は〇〇と考えてきました。この場合、システム面で△△が懸念点ですが問題ないでしょうか?」というように、議論の呼び水になるような質問を投げかけないと、建設的な意見が飛び交う打ち合わせにはなりません。

逆に色んな意見が出過ぎた場合には、それを収束させることが求められます。その場に出ている意見を分類したり、論点を整理して何を判断すれば答えが出るのかを促す発言がないと、延々と会議が続いてしまいます。

このように打ち合わせをリードし、お客様に満足のいく意思決定をしていただくために、中心的な役割を担うのがPMやWebディレクターなのです。

打ち合わせ力強化のための取り組み

イントリックスでは、大規模なプロジェクトともなると定例ミーティングが1日がかり、時には2日に渡ることもあります。お客様にも多くの時間を割いていただいているので、それに見合った成果・前進感を出さなければなりません。そのために、事前の準備はもちろん、当日の説明や議論もしっかりリードすべきと考えています。

こんなスーパーマンのようなスキルを求められると腰が引けてしまうかもしれませんが、長い目で見るとこれらのスキルを高めることは、その人の市場価値を高めることにもつながると思います。

イントリックスではこれらのスキルを強化する研修プログラムを用意したり、評価基準に組み込んで目標にしてもらったりしています。また、既にコミュニケーションに長けたメンバーからフィードバックをもらえることも、(手前味噌ですが)スキルアップにつながる環境だと思っています。

こんな職場に興味がある方は、ぜひイントリックスの「採用ページ」を覗いてみてください。